Koliko mi je zaposlenih potrebno za moj kafić?

Troškovi osoblja, zajedno sa stanarinom i inventarom hrane, jedni su od najvećih koje ćete podnijeti kao vlasnik kafića. To će značajno utjecati na vašu mjesečnu prodaju i bit će ključno za razinu korisničke usluge i kvalitetu hrane koju ćete imati.

Nažalost, nema brzog odgovora ili formule za određivanje s koliko zaposlenika trebate početi. Ipak, rekao bih sljedeće:

Broj djelatnika koje ćete zaposliti ovisi o mnogim čimbenicima kao što su radno vrijeme i broj smjena, vrsta usluge (stol ili šalter), proizvodite li svoju hranu ili ne, broj stolova i stolica i drugo. Prema Colinu Harmonu, trebali biste ciljati na 25-40% troškova rada po očekivanoj neto prodaji. Počeli smo s dvoje zaposlenih, a onda krenuli dalje.

U ovom članku razmotrit ćemo sljedeće čimbenike koje treba uzeti u obzir pri određivanju broja zaposlenika za zapošljavanje:

1. Složenost jelovnika
2. Vrsta usluge
3. Potrebne funkcije
4. organizacija tijeka rada
5. Radno vrijeme, radni dani i broj smjena
6. Radno vrijeme, radni dani i broj smjena

1. Složenost jelovnika

Je li vaš jelovnik jednostavan ili složen? Ovo je jedna od prvih stvari koje treba uzeti u obzir kada razmatrate koliko zaposlenika zaposliti. Na primjer, pripremanje sendviča definitivno ne zahtijeva toliko ljudi kao kuhanje punog obroka.

Ako imate slastice ili kolače, radite li ih vi ili vaši zaposlenici ili kupujete gotove proizvode? Svaki ima prednosti i mane.

Na primjer, ako izrađujete vlastite proizvode, možete biti kreativni, kontrolirati kvalitetu, proizvoditi na zahtjev i vjerojatno zaraditi više od svake prodane stavke.

Međutim, ako kupujete od nekog drugog, nećete imati nikakve troškove rada za njihovu izradu. Trebate inventar i prostor za kvasac; Stoga bi najam mogao biti jeftiniji. Vjerojatno ćete osvojiti manju grubu maržu, ali budite oprezni jer bi konačni neto profit mogao biti veći.

Još jedan nedostatak kupnje gotovih proizvoda je da ovisite o dostupnosti vašeg dobavljača za obnavljanje zaliha. Mogli biste imati i veći gubitak ako se narudžbe ne prodaju.

Pa se vratimo na temu zaposlenika. Ako radite sendviče, trebat će vam jedna osoba za ovaj zadatak. Ova osoba također mora obnoviti zalihe, oprati i rezati povrće te organizirati stol za pravljenje sendviča.

Također, vjerojatno će biti potrebno zagrijavanje ili priprema predmeta za isporuku. Recimo da pripremate složenija jela poput lazanja. U ovom slučaju, osoba koja pravi lazanje morala bi također skuhati tjesteninu, meso ili piletinu i raditi salse. Postaje puno kompliciranije.

Također smanjuje šanse da osoba koja kuha može čak izaći van kako bi kupcima dostavila hranu ako je potrebno, jer će ta osoba najvjerojatnije morati biti u kuhinji. Što je vaš jelovnik složeniji, potrebno vam je više osoblja.

Počeli smo sa samo dvoje ljudi i ja, dakle ukupno troje ljudi. Hrana koju smo posluživali bili su sendviči i salate. Piletinu smo kupili već kuhanu jer nismo htjeli unositi sirovu piletinu kako bismo smanjili mogućnost unakrsne kontaminacije.

Izvan operacije, netko je obrađivao složenije sastojke poput karameliziranog luka, pečenog povrća i pečenog čilija. Osoblje je moralo napuniti rashladni stol, oprati i narezati povrće te složiti sendviče prema zadanom receptu. To je bilo to.

Nakon nekoliko mjeseci shvatili smo složenost operacije u smislu vremena, tijeka rada i broja kupaca. Također smo otkrili da je osoblje bilo sporo tijekom dana kada su si mogli priuštiti da razrađuju složene sastojke. Tako smo evoluirali u tim koji proizvodi te sastojke.

Odlučili smo nastaviti kupovati prethodno pečenu piletinu kako bismo izbjegli sirovo meso. I na kraju nam je ostala ravnoteža između to dvoje: kupili smo neke već pripremljene sastojke na temelju kriterija sigurnosti hrane i počeli pripremati druge.

Drugi kritični aspekt složenosti jelovnika je veličina vašeg jelovnika. Ne samo zbog potrebnog skladišnog prostora, već i zbog jednostavnosti izrade proizvoda.

Puno je lakše napraviti šest sendviča nego dvanaest, za sve. Za osobu koja prima narudžbu, koja je napravi i onda je naplati. Općenito, što je vaše poslovanje manje, to će vam vjerojatno trebati manje osoblja.

2. Vrsta usluge

To je također presudno za količinu osoblja koju trebate zaposliti. Nije isto imati vrstu usluge u kojoj naručite za pultom i zatim naručite za stolom ili oboje.

Kad smo počeli, postavili smo natpis “Naručite ovdje”. To smo učinili pod pretpostavkom da će ljudi ući u naš kafić, vidjeti natpis i otići ravno do šanka naručiti. To bi nas spasilo od toga da imamo nekoga tko bi odlazio do stolova i primao narudžbe. Bože, bili smo u krivu.

Rekao bih da je većina ljudi koji su ušli jednostavno promašili znak. Neki su otišli do šanka pogledati jelovnik i naručiti, a drugi su sjeli za stol čekajući da im netko preuzme narudžbu.

S obzirom na ovu situaciju, imali smo dva izbora: početi primati narudžbe za stolom ili pronaći način da klijenti razumiju našu željenu razinu usluge. Što misliš da se dogodilo? na kraju smo se prilagodili našim kupcima, a ne obrnuto.

Je li to bilo pravo ili krivo skretanje? Nismo sigurni; No činilo se da je tako jer zbog izgleda našeg kafića ljudima nije bilo lako shvatiti da želimo da naručuju za šankom i trudili smo se da kupci budu zadovoljni.

Iako bi to moglo biti korisno za službu za korisnike, dodalo je sloj složenosti našem radu: potrebu da znamo kada je netko ušao i nije odgovorio. To je također značilo da nam sada treba dodatni par ruku za primanje narudžbi i donošenje hrane na stol.

Postojalo je još nešto, mogućnost da ljudi ostave otvorene svoje račune i zatraže više stavki. Dakle, to je imalo svojih dobrih i loših strana.

Još jedan aspekt koji utječe na vaš kafić jest ima li unutarnjeg mjesta za sjedenje ili hranu za van, ima li drive-through ili ne.

Svaki kafić ima svoje posebnosti; Nijedan recept ne odgovara svima. Ali razmišljanje o tome pomoći će odrediti koliko je osoblja potrebno.

3. Potrebne značajke

U kafiću vam je najčešće potreban barista za pripremu kave. Za kafiće je to vrlo važno zbog kvalitete pića. To također dodaje puno više radnog staža vašem poslovanju s kavom.

Međutim, neki će baristi smatrati da ne bi trebali obavljati druge poslove poput čišćenja ili posluživanja stolova. Ako imate baristu s takvim uvjerenjima, svakako morate zaposliti više ljudi.

Najbolje je imati jednog ili više barista, ali oni obučavaju drugo osoblje koje će zamijeniti ako je potrebno.

Vrijedi i obrnuto. Baristi bi trebali preuzeti druge odgovornosti kako bi preuzeli druge zaposlenike, čak i ako su izvan nadležnosti bariste. Ovo je predan timski igrač. Potrebni su vam da udovoljite zahtjevima kafića.

Druge vrste funkcija koje trebate osim što ste barista su sljedeće:

• Netko tko sastavlja ili kuha obroke
• Netko ili vi sami za obavljanje administrativnih zadataka kao što su narudžbe dobavljačima, praćenje zaliha, isplata plaća i plaćanja dobavljačima.
• Netko tko naplaćuje račune kupcima
• Netko tko razvija i nadzire sustave je ispunjen
• Netko tko konobari
• Netko tko će obavljati poslove čišćenja posuđa, stolova i toaleta
• Netko tko prati prodaju te razvija i provodi marketinške kampanje
• Ostali poslovi ovisno o karakteristikama kafića

Sve ovo i više su poslovi koje treba obaviti u kafiću. Može biti vrlo intenzivno.

Ne treba vam nužno jedna osoba za svaki zadatak. Jedna osoba može obavljati više zadataka. Ako vaš barista može obaviti druge zadatke, kao što je B. Posluživanje stolova, povećajte svoje ljudske resurse.

Ako ista osoba koja poslužuje stol može i prati suđe (kada vremenski okvir to dopušta), potrebno je zaposliti manje djelatnika.

Pokušajte razumjeti zadatke koje morate obaviti u određeno doba dana. Zatim rasporedite i evaluirajte zadatke.

Kao vlasnik, vjerojatno želite kontrolirati osjetljivije financijske aspekte poput kontrole troškova i plaćanja zaposlenicima i dobavljačima. Ali tek kad počnete znati ćete što je potrebno. Stoga se nemojte bojati napraviti prilagodbe usput.

4. Organizacija procesa

Drugi ključni aspekt je organizacija procesa.

Jednom sam otišao u kafić koji je imao izvrsnu lokaciju i izuzetne proizvode. Prvo je bila pekara, a onda je pretvorena u kafić. Odmah je postala senzacija. Međutim, usluga nije bila dobra. Zašto? Uopće nije imao organizaciju procesa.

Kad sam otišao tamo, morao sam čekati u redu da naručim smoothie. Imao sam otprilike 3 kupca ispred sebe koji su naručivali kolače. Bar je bio organiziran tako da ste prvo pojeli kolače, a zatim naručili sve ostalo.

Ali problem s tim je bio taj što ako ste samo htjeli naručiti piće morali ste čekati da ljudi naruče pecivo. Artikli nisu imali oznake, pa je nazočna osoba morala svaki objasniti kupcima. To je dovelo do dugih čekanja. Oni iza njih morali su čekati dok kupac ne donese odluku. Na kraju bi se osoba odlučila i zatim otišla na blagajnu platiti i primiti namirnice.

Dok sam stajao u redu za kolače, pitao sam: “Ako želite piće, a ne pecivo, trebam li ipak stati u red?” I odgovor je bio da, svi moraju napraviti liniju.

Stoga sam samo čekala što sam strpljivije mogla dok je moj dvogodišnjak hodao gore-dolje, pokušavajući ga natjerati da ostane miran. U isto vrijeme sam za šankom, osim onog koji je primao narudžbe od kupaca, vidio još četiri zaposlenika.

Jedan od njih čekao je naplatu kupcima, ali u tom trenutku nije ništa poduzeo jer kupci još nisu stigli; Svi su čekali u redu za pecivo. Ostala trojica su razgovarala. Nisam mogao a da ne pomislim da bi jedan od te tri osobe mogao napraviti moj smoothie dok su se kupci unaprijed odlučili za peciva.

Uglavnom, kad sam ja došao na red da naručim, rekao sam ok, neću peciva, samo piće. A djevojka je rekla: “Piće će se naručivati ​​na blagajni.” Odmah sam rekao: “Ti si me natjerao da radim red da mi to kažeš”? Na što je ona opet odgovorila: Da, naručuje se na blagajni, ali ipak morate napraviti cijeli red.

U tom je trenutku moja frustracija rasla, a u isto vrijeme moj je dvogodišnjak nastavio hodati naprijed-natrag.

Konačno, jesam li spomenuo da se to dogodilo nakon što nam je prvi put rečeno da će naša narudžba biti preuzeta za stolom, ali nitko nije došao? Pa smo odlučili naručiti za ponijeti i otići u bar.

Kakav nevjerojatan primjer tijeka rada s učinkovitošću. Za šankom je bilo pet zaposlenih, au kuhinji sam vidio još najmanje 7 ljudi. Dakle najmanje 12 ljudi u društvu.

Nisam mogao a da se ne zapitam koliko je prodaja potrebno ovom kafiću da zadrži svo osoblje. Činilo se da se dobro prodaje i bio sam sretan zbog njih, ali nisam mogao a da ne pomislim da i oni ostavljaju toliki novac na stolu.

I ne kažem da smo napravili sjajne stvari, lako je prosuđivati ​​tuđe operacije izvana bez traženja prilika u vlastitom poslu.

Ali tog konkretnog dana bio sam frustriran kao gost uslugom koju sam dobio bez da sam se pobrinuo za svoje potrebe s dvogodišnjim sinom i morao sam čekati prvo za stolom, a zatim za šankom više od dvadeset minuta da naručim piće .

Najviše me frustriralo to što je bilo toliko osoblja koje je samo čekalo da nešto dođe umjesto da proaktivno pokušava uslužiti klijente.

Napokon sam u kuhinji vidio vlasnika kako daje upute za određenu hranu. Proizvodi su bili unikatni, kvaliteta ne može biti bolja. Ali zbog nedostatka usluge sve je krenulo u drugom smjeru i toliko sam želio otići do vlasnika i reći mu to i pomoći.

Zašto vam treba pet ljudi za šankom? Pogotovo ako se hrana priprema negdje drugdje? A pogotovo kada su kupci u redu? Da sam mogao, tada bih isprobao tijek rada s tri osobe: jedna za pečenje, jedna za piće i jedna na blagajni.

Kao što Collin Harmon kaže u svojoj fantastičnoj knjizi Što znam o vođenju kafića: Dobro pratite troškove rada. Više od 40% vjerojatno ima ljudi koji ne rade ništa. Ispod 25% možete početi degradirati kvalitetu i uslugu hrane jer osoblje ne može pratiti.

Zato najprije pokušajte optimizirati svoj tijek rada nakon nekoliko testnih pokretanja. I tada možete vidjeti koliko vam osoblja zapravo treba.

5. Radno vrijeme, radni dani i broj smjena

O tome ovisi i potreba za kadrovima.

Nije isto kao biti otvoren od ranog jutra do kasno u noć, gdje su ti potrebne najmanje dvije smjene, a kada radiš jednu smjenu od 8 sati.

Ako se odlučite za dvoje ljudi u smjeni i onda imate dvije smjene, automatski će vam se broj zaposlenih umnožiti.

Kafići se obično bore sa sporim pauzama za ručak. Tako se neki kafići otvaraju ujutro, zatvaraju i ponovno otvaraju poslijepodne. To može smanjiti vaše troškove osoblja, ali također može otežati pronalaženje ljudi spremnih na velike pauze u smjeni.

Druga opcija bi bila zapošljavanje na pola radnog vremena. Budući da ovo može riješiti potonji problem, to također može značiti da dugoročno postoje manje stabilni zaposlenici, budući da radnici s nepunim radnim vremenom obično studiraju, rade druge poslove ili imaju druge obveze.

Stoga je određivanje ovog aspekta još jedan ključni čimbenik u odabiru prave količine potrebnog osoblja.

Pokušali smo razumjeti mogući protok kupaca na početku provodeći mali test istraživanja tržišta. Doznajemo da je protok kupaca za ovo područje ujutro bio minimalan. Također smo saznali da se ponedjeljkom ne isplati otvarati.

Imajući to na umu, odlučili smo otvoriti od srijede do nedjelje za polazište i od 11 do 19 sati

To je značilo da ćemo imati jednu smjenu samo sa stalno zaposlenima.

Nakon nekog vremena smo to promijenili, ali tek kada smo bili sigurni da želimo produžiti radno vrijeme i otvoriti utorkom kako bismo dobili dodatni dan prodaje. To je značilo angažirati treću osobu da sama radi nekoliko dana i miješati smjene i rasporede ne da produži smjene, već da pokrije više dana i sati.

Kao početna točka, međutim, počeli smo s malim, učili i zatim se povećavali.

6. Promet, neto prihod i prosječna prodaja karata

U redu, sada razgovarajmo. Ovdje dolazi jedan od najzahtjevnijih dijelova.

Ako imate veću prodaju, potrebno vam je više osoblja.

Ponovno citira Harmona i spominje da bi trebao ostati između 25% i 45% troškova osoblja kao postotak neto prodaje. Ključno je zapamtiti riječ “mreža”. To znači da biste trebali odbiti sve poreze od prodaje i dodati sve troškove vezane uz osoblje, kao što su naknada za godišnji odmor ili zdravstveno osiguranje.